Plan kont trzeba poprawić w tym roku, nie w przyszłym
Przejmując w sierpniu księgi dwóch spółek z poprzedniego biura, dostałem plan kont z jednym kontem 402 „usługi obce". Siedziały na nim razem koszty podatkowe i niepodatkowe, faktury z NIP-em i bez, zakupy z KSeF i spoza. Dla CIT-8 to wystarczało, bo różnice wyciągało się ręcznie na koniec roku. Dla pliku, który spółka wyśle za rok 2026, to nie wystarczy, bo plik czyta maszyna, a maszyna nie wie, co księgowa miała na myśli.
Kto składa i kiedy
JPK_KR_PD, czyli księgi rachunkowe wysyłane do urzędu w formie ustrukturyzowanej, wchodzi w trzech etapach. O etapie nie decyduje wielkość spółki, tylko sposób rozliczania VAT.
| Rok podatkowy | Kto | Termin wysyłki |
|---|---|---|
| 2025 | podatkowe grupy kapitałowe i podatnicy powyżej 50 mln EUR przychodu | 31.07.2026 |
| 2026 | dodatkowo wszyscy składający JPK_V7M, czyli VAT miesięczny | 31.07.2027 (sobota, więc faktycznie 2.08.2027) |
| 2027 | wszyscy pozostali, w tym VAT kwartalny (JPK_V7K) | 31.07.2028 |
Termin wydłużono ustawą z 15 maja 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 779) na stałe do siedmiu miesięcy po roku podatkowym. CIT-8 zostaje na koniec marca, więc od 2026 roku zeznanie i księgi rozjeżdżają się o cztery miesiące. Ta sama ustawa dopisała do art. 9 ustawy o CIT ustęp 1h: pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje też podpisywanie ksiąg. Biuro z pełnomocnictwem wyśle plik bez dodatkowego papieru.
Pytanie kontrolne dla każdego prezesa brzmi więc: JPK_V7M czy JPK_V7K. Kto rozlicza VAT miesięcznie, jest w drugim etapie i jego rok 2026 już się liczy.
Co musi być w księgach od 1 stycznia 2026
Za rok 2025 rozporządzenie pozwalało pominąć większość nowych danych i zostawić same znaczniki kont. To zwolnienie wygasło i nie zostało przedłużone. Prasowe „odroczono do 2028" dotyczy wyłącznie spółek sporządzających sprawozdania według MSR, i tylko znaczników kont. Zwykła spółka z o.o. na polskiej ustawie o rachunkowości od stycznia 2026 potrzebuje kompletu:
- NIP kontrahenta przy każdym zapisie, nie w kartotece, tylko przy zdarzeniu.
- Numer KSeF faktury przy każdym zapisie, jeśli faktura była wystawiona w systemie.
- Znaczniki kont ze słownika, dla zwykłej spółki z załącznika nr 7 „pozostałe jednostki". Jedno konto może mieć najwyżej dwa znaczniki.
- Dane środków trwałych: numery dokumentów przyjęcia i wykreślenia, daty, numer inwentarzowy, przyczyna wykreślenia.
- Różnice między wynikiem bilansowym a podstawą opodatkowania w ośmiu kategoriach, cztery przychodowe i cztery kosztowe.
Punkt trzeci jest najgroźniejszy dla planu kont. Jeśli na jednym koncie księguje się koszty podatkowe i niepodatkowe, konto potrzebuje dwóch różnych znaczników naraz, a przepis na to nie pozwala. Trzeba je rozbić na analityki jednorodne: osobno KUP, osobno NKUP. To samo dotyczy reprezentacji, odsetek, kosztów aut ponad limit. Wszędzie tam, gdzie do tej pory księgowa „wiedziała", teraz musi wiedzieć konto.
Dlaczego wrzesień, a nie styczeń
Bo plan kont zmienia się na przełomie roku bez cofania zapisów, a w trakcie roku z cofaniem. Kto w styczniu 2027 odkryje, że konto 402 musi być trzema kontami, będzie przeksięgowywał dwanaście miesięcy wstecz. Kto zrobi to teraz, przeksięguje osiem i zdąży sprawdzić, czy nowy układ w ogóle działa na żywych dokumentach.
Jest jeszcze jeden powód. Środki trwałe. Wysyłka ich danych (JPK_ST_KR) była odroczona za 2025 rok, a w sierpniu ministerstwo opublikowało projekt kolejnego odroczenia, za lata 2026–2028. Na dziś to projekt, nie prawo. Ale odroczenie wysyłki nigdy nie odroczyło gromadzenia danych: ewidencja musi być prowadzona w nowym układzie od 1 stycznia 2025 dla składników przyjętych od tej daty. Spółka, która ma auto w leasingu wykupione w 2025 roku i nie ma numeru dokumentu przyjęcia, ma dziś lukę, którą trudno będzie uzupełnić z pamięci w 2028.
Jedna rzecz do zrobienia w tym tygodniu
Poprosić księgową o wydruk planu kont z zaznaczeniem, na których kontach zespołu 4 mieszają się koszty podatkowe i niepodatkowe. Jeśli odpowiedź brzmi „na żadnym", plan jest gotowy. Jeśli lista ma więcej niż trzy pozycje, wrzesień jest ostatnim wygodnym miesiącem na porządki. U nas rozbijamy takie konta przy przejęciu ksiąg, a spółkom prowadzonym od dłuższego czasu proponujemy zmianę od października, żeby ostatni kwartał przebiegł już na nowym układzie.
Stan prawny na 13.09.2026. To nie jest porada podatkowa. Decyzje w Pana spółce podejmuje zarząd; chętnie podpowiem, o co zapytać doradcę.