Od stycznia kara za KSeF przestaje być zawieszona
W zeszłym tygodniu klient przysłał mi fakturę wystawioną w Wordzie, z datą 3 września. Zapytałem, czy jest w KSeF. Nie była. Sprzedawca ma obowiązek od 1 kwietnia, więc dokument jest wadliwy, a odliczenie VAT stoi pod znakiem zapytania. Nic strasznego się nie stało, bo w 2026 roku za taki błąd nie ma jeszcze kary administracyjnej. Za trzy i pół miesiąca to zdanie przestanie być prawdą.
Co dokładnie zmienia się 1 stycznia 2027
Ustawa z 5 sierpnia 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1203) wprowadziła KSeF etapami i zawiesiła kilka rzeczy na czas rozruchu. Wszystkie te zawieszenia kończą się tego samego dnia.
| Od 1 stycznia 2027 | Co to znaczy w praktyce |
|---|---|
| Kary z art. 106ni ustawy o VAT zaczynają być stosowane | Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć decyzją do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% należności ogółem. Płatne w 14 dni od doręczenia, bez wezwania. |
| Numer KSeF w tytule przelewu | Przy płatności za fakturę między czynnymi podatnikami VAT w tytule przelewu podaje się numer nadany przez KSeF, nie własny numer faktury. Przy płatności zbiorczej: identyfikator zbiorczy z systemu. |
| Koniec wyłączenia dla najmniejszych | Podatnicy z fakturowaną sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie, którzy do końca 2026 mogli wystawiać poza KSeF, wchodzą do systemu. |
| Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą | Sprzedaż dla firmy dokumentuje się fakturą ustrukturyzowaną, kasy fiskalne tracą możliwość wystawiania faktur. |
| Faktury z kas rejestrujących w KSeF | Odroczenie z ustawy kończy się razem z pozostałymi. |
Kara obejmuje trzy sytuacje: niewystawienie faktury w KSeF mimo obowiązku, wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem oraz niedosłanie do systemu w terminie faktury wystawionej w trybie awaryjnym lub offline. Ministerstwo Finansów na pytania o złagodzenie odpowiada, że przepis jest już łagodny, bo mówi „do 100%", a nie „100%". Tym argumentem można się pocieszać, ale nie warto go testować na własnej spółce.
W obiegu krąży też data 1 lipca 2026 jako początek sankcji. Sprawdziłem w tekście art. 106ni: to nieprawda, kary zaczynają się 1 stycznia 2027. Jeśli ktoś straszy lipcem, straszy z pamięci, nie z ustawy.
Dlaczego to nie jest problem sprzedawcy
Instynkt mówi, że kara dotyczy wystawiającego, więc nabywca może spać spokojnie. W małej spółce to złudzenie z dwóch powodów.
Po pierwsze, jeśli nabywca płaci fakturę spoza KSeF, odlicza VAT z dokumentu, który formalnie fakturą nie jest. Kara administracyjna omija go, ale odliczenie już nie jest bezpieczne, a odpowiedzialność karna skarbowa za nierzetelne dokumentowanie działa przez cały 2026 rok, niezależnie od zawieszenia kar z ustawy o VAT.
Po drugie, obowiązek numeru KSeF w przelewie spada właśnie na płacącego. Prezes, który w styczniu wklei do tytułu przelewu „FV 12/2026" zamiast trzydziestopięcioznakowego numeru z systemu, zrobi błąd po swojej stronie, nie po stronie sprzedawcy.
Co u nas zmienia się w księgowaniu
Faktury zakupowe pobieramy z KSeF codziennie, a PDF przysłany mailem porównujemy z tym, co jest w systemie. Jeśli faktury tam nie ma, a sprzedawca ma obowiązek, dokument księgujemy ze znacznikiem „poza KSeF" i klient dostaje jedno zdanie: proszę poprosić sprzedawcę o fakturę ustrukturyzowaną. W 2026 roku to prośba. Od stycznia 2027 to warunek odliczenia.
Drugie miejsce, gdzie widać zmianę, to ewidencja VAT. W JPK_V7M każdy wiersz sprzedaży ma dokładnie jedno oznaczenie źródła faktury: numer KSeF, OFF, BFK albo DI. Pułapka, o której mało kto mówi: oznaczenie DI, czyli dokument wewnętrzny, wymaga późniejszej korekty na numer KSeF, a OFF nie. Kto w 2026 roku nauczył się wrzucać wszystko jako DI, w 2027 będzie robił korekty.
Jedna rzecz do zrobienia w tym tygodniu
Jeśli spółka loguje się do KSeF tokenem, a nie certyfikatem, warto to sprawdzić teraz. Według informacji z portalu KSeF tokeny mają być obsługiwane do końca 2026 roku, potem zostają certyfikaty; ministerstwo sygnalizowało we wrześniu, że termin może jeszcze przesunąć, ale certyfikat i tak jest jedyną drogą, która nie zależy od tej decyzji. Jedno wejście do Aplikacji Podatnika KSeF i wniosek o certyfikat zajmują kwadrans. W grudniu ten kwadrans będzie kosztował więcej, bo wszyscy przypomną sobie o tym w tym samym tygodniu.
Stan prawny na 13.09.2026. To nie jest porada podatkowa. Decyzje w Pana spółce podejmuje zarząd; chętnie podpowiem, o co zapytać doradcę.